За последний год в разборе у нас прошло около 40 генподрядных компаний. На первой неделе адаптации к actrix мы стандартно делаем аудит входящих документов — и каждый раз сталкиваемся с одним и тем же набором ошибок. Иногда речь о десятках миллионов рублей, спрятанных в арифметике.
§011. Накопительный учёт ведут как фактический
Самая дорогая ошибка. КС-2 в форме по Постановлению Госкомстата — накопительный документ: каждая строка показывает «всего с начала договора», а справа отдельной графой «в том числе за отчётный период». Ошибка — ставить в первую графу только текущий месяц.
На первом КС-2 это незаметно: «всего» равно «за период». На втором — расхождение начинается. На шестом КС-2 расхождение между бумажным итогом и договорной ценой превращается в фактический недосбор по договору.
Проверка одной цифрой: сумма «всего» по последнему КС-2 должна быть равна сумме всех «за период» по всем КС-2 от начала договора.
§022. Сторнирование переносят «следующим актом»
В этом месяце выяснилось, что три позиции в прошлом КС-2 были посчитаны с завышенным объёмом. Правильное действие — сторнирующая запись с минусом в текущем КС-2, потом плюсом нужный объём. Неправильное — «уменьшить в следующем месяце».
Почему «уменьшить» не работает: подписанный КС-2 иммутабельный, бухгалтерия его уже разнесла, налоговую базу заявила. Незаявленная корректировка превращается в сюрприз для аудитора и потенциальный спор с клиентом.
§033. Округления в КС-3 не совпадают с КС-2
Справка КС-3 агрегирует данные из всех КС-2 за период. Когда КС-2 ведётся в Excel, округления делаются построчно при печати, и при суммировании в КС-3 копится разница в десятки рублей. Бухгалтерия отказывается подписывать «неравные» документы.
Лечится правилом: округление — только на уровне отображения, расчёт идёт в копейках до последнего шага. В actrix это инвариант на уровне БД: внутреннее представление денежных сумм — тип numeric(18,2), всё округление — только в момент рендеринга печатной формы.
§044. Дубль на границе месяцев
Сценарий: 30 апреля закрывают КС-2 за апрель, 1 мая решают, что «забыли позицию», добавляют её в уже подписанный документ — и дублируют в майском акте. На 6 месяце договора подрядчик удивляется, почему ему не платят за «фактически выполненные» работы.
Защита: иммутабельность подписанного документа на уровне системы. Любое изменение — только через корректировку с обязательным комментарием и маршрутом согласования.
§055. Не та форма для бюджетного объекта
Для бюджетных строек применяются формы по Постановлению Госкомстата от 11.11.1999 № 100. Для коммерческих допустимы свободные формы, утверждённые сторонами в договоре. Часто на коммерческой стройке используют унифицированные формы по инерции — это не ошибка. Ошибка — на бюджетной стройке использовать упрощённую форму.
§066. Подписи без расшифровок и паспортов объекта
Печатная форма КС-2 содержит шапку с паспортом объекта: наименование, адрес, договор, период. Каждое поле — потенциальная точка для спора. Если в разных актах поля заполнены по-разному (то «ЖК Северный, корпус 3», то «ЖК Северный 3») — это лишний повод для аудитора задать вопрос.
§077. Нет связи с подрядной стороной
Клиентский КС-2 на 14 млн. Подрядный КС-2 на ту же позицию — на 9 млн. Разница 5 млн — это маржа. Если эти два документа живут в разных папках Excel у разных людей, никто не замечает, что маржа просела с 36% до 28%, потому что подрядчик в этом месяце предъявил больше «за вырубку дополнительного объёма».
Связь 1:N между клиентской и подрядными сметами — это не «украшение». Это единственный способ увидеть, что один документ повлиял на маржу другого.
§08Чек-лист закрытия месяца
Минимальный набор проверок, который должен пройти каждый акт перед подписанием.
- Баланс накопительного итога: сумма «всего» = сумма «за период» по всем актам.
- Нет дублей: одна и та же позиция за один и тот же объём не встречается дважды.
- Сторно отдельной строкой: все коррекции прошлых периодов — минусом, в текущем акте.
- Цена строки = цена в договоре или ДС: расхождение — ошибка либо несогласованная цена.
- Сумма КС-3 = сумма КС-2 за период: до копейки, не «примерно».
- Связь с подрядной стороной: каждая клиентская строка имеет известную подрядную пару (или помечена как «собственные силы»).
- Маршрут согласования прошёл до конца: статус APPROVED, дата подписи зафиксирована.
В actrix эти проверки автоматизированы. Кнопка «Проверить акт» прогоняет все 7 инвариантов и либо показывает зелёный чек, либо список конкретных строк, требующих внимания.